ನಾನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದೇ – ನನ್ನ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ನನ್ನನ್ನು ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಹಿಡಿದಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತಿವೆಯೇ?!

ಮೊದಲ ನೋಟದಲ್ಲಿ, ನನ್ನ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಸಭ್ಯ ಮತ್ತು ಬೆಚ್ಚಗಿರುತ್ತದೆ, ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ “ನಾನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ” ಆದರೆ “ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಚಿಂತಿಸಬೇಡಿ”.

ಆದಾಗ್ಯೂ, ನನ್ನ ಸಂದೇಶಗಳು ಅನಗತ್ಯ ಕ್ಷಮೆಯಾಚನೆಗಳು, ನಗು ಮುಖಗಳು, ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಗಳು ಮತ್ತು ಚುಂಬನಗಳಿಂದ ಕೂಡಿವೆ ಎಂದು ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿ ಗಮನಿಸಿದರೆ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ.

ನಾನು ಸ್ನೇಹಪರ ಮತ್ತು ಹತ್ತಿರವಾಗಿದ್ದೇನೆ ಎಂದು ಯೋಚಿಸಲು ಇಷ್ಟಪಡುತ್ತೇನೆ, ಆದರೆ ತಜ್ಞರ ಪ್ರಕಾರ, ಈ ಭಾಷಾ ಅಭ್ಯಾಸಗಳು ನಾನು ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟು ಗಂಭೀರವಾಗಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದೇನೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸದ್ದಿಲ್ಲದೆ ದುರ್ಬಲಗೊಳಿಸಬಹುದು.

ವೃತ್ತಿಯ ತರಬೇತುದಾರ ಹನ್ನಾ ಸಾಲ್ಟನ್ ಮತ್ತು ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ ತರಬೇತುದಾರ ವಿಲಿಯಂ ಹ್ಯಾನ್ಸನ್ ಅವರು ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ಅನೇಕರು ಈ ರೀತಿ ಏಕೆ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ನಾವು ಹೇಗೆ ಗ್ರಹಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇವೆ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಬಡ್ತಿ ನೀಡುವುದರ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತಾರೆ.

“ತುಂಬಾ ಧನ್ಯವಾದಗಳು!” ನಾನು ಅನೇಕ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಿದ್ದೇನೆ – ನನ್ನ ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆಯು ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿರಬಹುದು ಆದರೆ ಪೂರ್ಣವಿರಾಮವು ಮೊಂಡಾಗಿದೆ.

ಜನರು “ಸಕಾರಾತ್ಮಕತೆ ಮತ್ತು ಉತ್ಸಾಹವನ್ನು” ತೋರಿಸಲು ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ, ಹನ್ನಾ ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

ಪುರುಷರಿಗಿಂತ ಮಹಿಳೆಯರು ಮೂರು ಪಟ್ಟು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ, ಇತ್ತೀಚಿನ ಅಧ್ಯಯನವು ಪ್ರಕಟಿಸಿದೆ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಎಕ್ಸ್‌ಪರಿಮೆಂಟಲ್ ಸೋಶಿಯಲ್ ಸೈಕಾಲಜಿ ಕಂಡುಬಂದಿದೆ.

“ಮಹಿಳೆಯರು ನೇರವಾಗಿದ್ದಾಗ ಪುರುಷರಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕಠೋರವಾಗಿ ನಿರ್ಣಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಬಾಸ್ಸಿ ಮತ್ತು ಇತರ ಲಿಂಗಗಳ ನಕಾರಾತ್ಮಕ ಪದಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುತ್ತಾರೆ” ಎಂಬ ಕಲ್ಪನೆಗೆ ಅದು ಕೆಳಗಿರಬಹುದು ಎಂದು ಅವರು ಭಾವಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಮತ್ತು ಒಂದೇ ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಯು ಸಮಸ್ಯೆಯಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಸಂಚಿತ ಪರಿಣಾಮವು ಆಗಿರಬಹುದು, ಹನ್ನಾ ಎಚ್ಚರಿಸಿದ್ದಾರೆ.

“ಇದು ನಕಲಿಯಾಗಿ ಕಂಡುಬಂದರೆ ಅಥವಾ ಅಭದ್ರತೆಯನ್ನು ಮುಚ್ಚಿಹಾಕುವಂತೆ ತೋರುತ್ತಿದ್ದರೆ ಅದು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹತೆಯ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು” ಎಂದು ಅವರು ವಿವರಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನವು ತಪ್ಪಾಗಿ ಓದಲು ಕುಖ್ಯಾತವಾಗಿ ಸುಲಭವಾಗಿದೆ, ಅದಕ್ಕಾಗಿಯೇ ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ಅನೇಕರು ನಮ್ಮ ಉಷ್ಣತೆ ಅಥವಾ ಹಾಸ್ಯದ ಚಿತ್ರವಾಗಿ ಎಮೋಜಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಆದರೆ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ ತರಬೇತುದಾರ ವಿಲಿಯಂ ಹ್ಯಾನ್ಸನ್ ಇದು ಹಿಮ್ಮುಖವಾಗಬಹುದು ಎಂದು ಎಚ್ಚರಿಸಿದ್ದಾರೆ.

“ಒಂದು ಎಮೋಜಿಯು ವಿಭಿನ್ನ ಜನರಿಗೆ ವಿಭಿನ್ನ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಉದ್ದೇಶಿಸದ ಏನನ್ನಾದರೂ ಅರ್ಥೈಸಬಲ್ಲದು” ಎಂದು ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

“ಜನರು ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ ಮತ್ತು ಇಂಗ್ಲಿಷ್‌ನ ಉತ್ತಮ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ ಅದು ಉತ್ತಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ” ಎಂದು ಅವರು ಸಲಹೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆ.

ಎಮೋಜಿಗಳು “ಶಿಶುವಿನ ಅರ್ಥವನ್ನು” ಹೊಂದಬಹುದು, ಇದು ಜನರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕಿರಿಯ, ಕಡಿಮೆ ಹಿರಿಯ, ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಅಥವಾ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಎಂದು ಗ್ರಹಿಸಲು ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು ಎಂದು ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

“ನಾನು ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಎಮೋಜಿಯನ್ನು ಹಾಕುವುದಿಲ್ಲ” ಎಂದು ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ. “ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಬರವಣಿಗೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ನೇಹಪರರಾಗಿರಬಹುದು ಮತ್ತು ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ವೃತ್ತಿಪರರಾಗಿ ಉಳಿಯಬಹುದು.”

ಮತ್ತು ಚುಂಬನದೊಂದಿಗೆ ಸೈನ್ ಆಫ್ ಮಾಡಲು ಬಂದಾಗ, ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ: “ನಿಜ ಜೀವನದಲ್ಲಿ ನಾನು ಅವರ ಕೆನ್ನೆಗೆ ಮುತ್ತು ನೀಡದ ಹೊರತು ಇಮೇಲ್‌ನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ನಾನು ಎಂದಿಗೂ ಕಿಸ್ ಹಾಕುವುದಿಲ್ಲ.”

“ನೀವು ನನ್ನನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದರೆ ಮತ್ತು ಇದೆಲ್ಲವೂ ಅರ್ಥವಾಗಿದೆಯೇ?”

ಆಶ್ವಾಸನೆ ಪರೀಕ್ಷಕರನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಸ್ವಯಂ-ನಿರಾಕರಣೆಯಾಗಬಹುದು, ಕಾಲಾನಂತರದಲ್ಲಿ, ಆ ಸ್ವರವು ಯಾರನ್ನಾದರೂ ಹೇಗೆ ಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿ ರೂಪಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹನ್ನಾ ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

“ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಾಗಿ, ಇದು ಇಷ್ಟಪಡುವ ಮತ್ತು ಗೌರವಿಸುವ ಕಷ್ಟಕರ ಸಮತೋಲನವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನೀವು ನೇರವಾಗಿರದಿದ್ದರೆ, ಕಡಿಮೆ ಸಾಮರ್ಥ್ಯದ ಅನಿಸಿಕೆ ಮೂಡಿಸುವ ಅಪಾಯವಿದೆ” ಎಂದು ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

“ಅತಿಯಾಗಿ ಕ್ಷಮೆಯಾಚಿಸುವ ಅಥವಾ ಮಿತಿಮೀರಿದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಂವಹನ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ನೀವು ಕಡಿಮೆ ಪ್ರಭಾವಶಾಲಿಯಾಗಿ ಕಾಣುವಂತೆ ಮಾಡುವ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ ಇವೆ.”

“ಅದರಲ್ಲಿ ಬಹಳಷ್ಟು ಪ್ರಜ್ಞಾಹೀನವಾಗಿದೆ,” ಹನ್ನಾ ಹೇಳುತ್ತಾರೆ. “ಯಾರೂ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಓದುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ‘ಓಹ್, ಅವರು ತಮ್ಮನ್ನು ತಾವು ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವುದಿಲ್ಲ’ ಎಂದು ಯೋಚಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಅದು ಅದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿದೆ.

“ಆದರೆ ನೀವು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಜನರಿಗೆ-ಸಂತೋಷಕರ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಂವಹನ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಅದು ತಮ್ಮನ್ನು ತಾವು ಬೆಂಬಲಿಸದ ಅಥವಾ ಕಡಿಮೆ ಸಮರ್ಥರಾಗಿರುವ ಯಾರೊಬ್ಬರ ಅನಿಸಿಕೆಯನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಬಹುದು.”

ಹೆಚ್ಚು ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನೀವು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಲು ಬಯಸುವ ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ, ನಮ್ಮ ತಜ್ಞರು ಸಲಹೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆ:

• “ಕೇವಲ” (“ಕೇವಲ ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು”, “ಕೇವಲ ಆಶ್ಚರ್ಯಪಡುವುದು”) ನಂತಹ ಅರ್ಹ ಪದಗಳು
• “ನಿಮಗೆ ತೊಂದರೆಯಾಗಲು ಕ್ಷಮಿಸಿ” ಅಥವಾ “ನೀವು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಕಾರ್ಯನಿರತರಾಗಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ನನಗೆ ಖಾತ್ರಿಯಿದೆ ಆದರೆ…” ನಂತಹ ಪೂರ್ವಭಾವಿ ಕ್ಷಮೆಯಾಚನೆಗಳು
• “ಅದು ಅರ್ಥವಾಗಿದೆಯೇ?”, “ಆಶಿಸುತ್ತೇವೆ ಅದು ಸರಿ” ಅಥವಾ “ಎರಡೂ ಚಿಂತೆಯಿಲ್ಲ” ನಂತಹ ಭರವಸೆ ಪರೀಕ್ಷಕರು
• ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಗಳು
• ಎಮೋಜಿಗಳು
• ಚುಂಬನಗಳು ಅಥವಾ ಅತಿಯಾದ ಬೆಚ್ಚಗಿನ ಸೈನ್-ಆಫ್ಗಳು

ಹನ್ನಾ ಮತ್ತು ವಿಲಿಯಂ ಅವರು ವೃತ್ತಿಪರ ಸಂವಹನದಿಂದ ಎಲ್ಲಾ ಉಷ್ಣತೆ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವ ಬಗ್ಗೆ ಅಲ್ಲ ಎಂದು ಒತ್ತಿ ಹೇಳಿದರು.

“ವೈಯಕ್ತಿಕ ಶೈಲಿಯು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ” ಎಂದು ಹನ್ನಾ ಹೇಳುತ್ತಾರೆ. “ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವವನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವುದು ಕೆಟ್ಟ ವಿಷಯವಲ್ಲ. ನೀವು ಬರೆಯುವ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದರಿಂದ ಯಾವುದೇ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಬೇಕು ಎಂದು ನೀವು ಭಾವಿಸಬಾರದು.”

ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಕೆಲವು ಪದಗಳು ಮತ್ತು ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು “ಇಷ್ಟಪಡುವ ಸಾಧನವಾಗಿ” ಬಳಸಬಾರದು.

ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವವನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳದೆ ಈ ಅಭ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಮಾರ್ಗವೆಂದರೆ ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಗಮನ ಕೊಡುವುದು ಮತ್ತು ವಿಭಿನ್ನ ಶೈಲಿಗಳು ನಿಮಗೆ ಹೇಗೆ ಅನಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸುವುದು – ಯಾವುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆ, ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸ ಅಥವಾ ಧೈರ್ಯವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಯಾವುದು ಅತಿಯಾದದ್ದು ಎಂದು ಅವರು ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.

ಡ್ರಾಫ್ಟ್‌ಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಫಿಲ್ಲರ್ ಅಥವಾ ಕ್ವಾಲಿಫೈಯರ್ ಪದಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಲು AI ಉಪಕರಣಗಳು ಸಹ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಬಹುದು ಎಂದು ಸಾಲ್ಟನ್ ಹೇಳುತ್ತಾರೆ.